clear kyotoの森川です。
業務マネジメントで重要とされている「報連相」ですが、特に報告って大事ですよね。
勿論正しい報告の仕方がありますので、それに則って部下は上司に報告をすることが求められています。
ただ、実は上司側にも「報告の受け方」のスキルが必要なことはあまり知られていません。
でも、どのように報告を受けるかによって、その後の部下の仕事っぷりが変わります。
となると、看過できませんよね?
3つほどポイントがあるのですが、特に重要な1つ。
それは、
「相手の心情もキャッチする」と言うことです。
報告ですから上司はとにかく事実を正確に受け取りたい。
それは勿論その通りです。
でも、その報告の裏側に隠されている部下の心情。
これもキャッチしないと正確に情報を受け取れませんし、結果その後適切な指示を行うことが出来なくなってきます。
そもそもコミュニケーションは「情報と感情を共有すること」です。
だって、同じフレーズでも相手の心情で全く意味が違ってきますよね?
例えば、
「阪神昨日負けたね」を嬉しそうに言えばきっとその人は巨人ファン。
悲しそうに言えば阪神ファン。
となると、その後のトークの内容もそれぞれ変わってきます。
つまり、報告を受ける時も部下がどんな気持ちでその報告をしているのかをキャッチしないと、その後のアクションを間違ってしまうかもしれません。
嬉しそうに話しているのか?
悲しそうなのか?
なんか、言いにくそうなのか?
どこか諦めモードなのか?
言葉から受け取る事実は事実でキャッチしますが、相手の心情もキャッチして、その後どんな言葉をかけるのか?どんな指示を出すのか?どんなアクションをとるのか?
報告を受ける場も大事なコミュニケーションの場でもあり、人材育成の場でもあることをしっかりと認識することが大事ですね。
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clear kyotoの森川@苗場です。(仕事です)
本日も新人研修だったのですが、その中にビジネス文書や報告の仕方などがありましたので、その中から。
報告のツボ。
それは、「事実と主観を分ける」こと。
そもそも報告はまず事実を言って欲しい。
誰が、何を、どこで、いつ、どのように、どうやった?
これが知りたいですよね。いわゆる5W1Hです。
ビジネスだとそこに加えて、どれくらい、も加わるので5W2Hになります。
でも、部下の考えも聞きたいですよね。だから聞くわけですが、これをしていると、なぜか事実ではなく主観を報告と思う部下も増えたりします。
例えば営業の人だと「あのお客さん、いけそうです」とか。
私の昔の部下はクレーム対応に行ったとき、「大丈夫でした。社長、あまり怒ってませんでした」とか言ってくる。これを報告と思っている節があります。
主観も言って欲しいのですが、やはりまずは事実を知りたいのです。
だって、その後、どんなアクションするかを決める材料は主観じゃなくて「事実」だから。
なので営業の例なら、「お客様がこのように言われていましたし、その時〇〇な表情でした。賛同する言葉もいただけたので確率は高いと思います。」みたいになりますね。
そもそもコミュニケーションは「相手が知りたいことを伝える」ことが大事です。
上司が何を知りたいのか?これをまずは知りましょう。
そして上司の方は、自分が何を知りたいのかをきっちり伝えましょう。
コミュニケーションは伝える側と聴く側の双方の努力が必要です。