『課長と組織を変える研修コーチ』
clear kyotoの森川です。

正にたった今、あるお客様先に納品する「マニュアル作成研修」のテキストを作っているのですが、ふと色々思い出したのでシェアします。
そもそも、マニュアルが整備されている会社さんってそれほど多くないです。
ISO9001を取得されている製造業の企業様とかは比較的しっかりと整備し、運用もされているように感じますが、非製造部門になると、マニュアルがない。あっても使っていない。っていうか、仕事はいつも臨機応変だからマニュアルなんて意味がない。なんていう会社さんは少なくありません。
でも、実はマニュアルがきちんと整備されていない、使われていない会社さんの多くが、業務の効率化でお困りのケースが多いと感じています。
もっと言えば、人の裁量が大きく結果に左右する非製造部門の方がマニュアル必要だよね、と感じています。

マニュアルを整備し活用することで得られるメリットは大きく3つ。
１．業務の標準化が進む
２．人材育成の品質が平準化する
３．業務の効率化が進む
１．についてですが、マニュアルが活用されることである程度の作業やアウトプットの品質が担保できるようになります。だって、皆が正しい手順で仕事をすれば間違いが減るから、です。
２．については、仕事を教える側にその恩恵はあります。つまり、教える側がマニュアルを活用して後輩を指導することで、指導内容の平準化が図れる、という事。人によって教え方が違うとか、ポイントが違うということが避けられます。
また、教える側も教える項目がマニュアルによって明確になるので、楽になります。
３．についてですが、判断基準が明確になるので、判断ミスが減る。つまり、仕事が正確になる。ということは修正ややり直しが減るので結果仕事のスピードが上がります。

と、この3つを聞くと、マニュアルって大事だな～って思い始めるのではないでしょうか？
だって、仕事の品質が向上し、人の育成が進み、仕事の効率が上がる。これって結果に直結しますよね？
だから重要なのです。

でも、マニュアル作成が進まない。何故か？
私は大きく2つの理由があると思っています。
1つ目は、時間がかかるし面倒くさい。目の前の仕事をこなすだけで精いっぱいだよ、となってしまいマニュアル作成の優先度は上がらないまま、というケースが多いです。
2つ目は、マニュアルの作り方を知らない。だって私は社会人人生の中でマニュアルの作り方を教えてもらった記憶がありません。そういう人、多いのでは？

じゃあ、どうすればいいか？
１．のケースは本来なら定期的にマニュアルを作成するタスクを全員に与えるのがいいんですけどね・・・。中々そうもいかないかもです。
私がこれまでやってきた方法を紹介します。（おススメかどうかは分かりません）
1つ目は退職者が出る時に退職する人に作ってもらう。ただ、結構品質がイマイチなケースが多いので、こまめに監修が必要なのと、しっかりとゴール設定をし、握る事が大事です。
2つ目は、新人が入ってきたときに、仕事を教えながら作らせる。インプットさせながらアウトプットさせる。そしてそれを誰かが監修する、という形。
ただ、どちらも必要になってくるのは、マニュアルの体裁のひな形。言い方を変えると、最低限必要な情報が漏れないようにするためのフォーマットは必要です。
大きな企業さんだと大体品質部門が持っているので、それを拝借するのが良いです。
なければ本を読んで作りましょう。

でも、おそらく常に新卒の新人や中途の人が入社する可能性ってありますよね？
となると、やはりマニュアルは整備して活用できる体制にしておいた方が間違いなく良いです。
そしてその意思決定をできるのは管理職の人だけなんです。
だって、チーム全体の仕事の優先度を決めるのは管理職の仕事だから、です。

とか言う私も新人が入ってきたときマニュアルがなくて苦労したことがありました。
もっと言えば、パートさんが入ってきたときも同様にワタワタした経験があります。
それからそれぞれの業務のマニュアルを作成することを1年間の仕事にして取り組んでもらい、だいぶましになりました。

確かに緊急性は高くない。でも、重要性は高い。なので、計画的に取り組みましょう。

★★★志宣言！★★★
「働く人の”こう生きたい”を応援する」当社の事業理念です。
働く人1人1人がワークもライフも納得感の高い人生を送ること。
そんなキラキラした大人を増やすことで、子供たちの未来を明るく照らすこと。そんな世界を創りたい。
そのためには、人と組織の可能性を最大化する応援団であること。これが私の「志」です。

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■clear kyoto合同会社　代表　森川　宗貴（もりかわ　むねたか）
■ACC（国際コーチング連盟認定コーチ）
■キャリアコンサルタント（国家資格）
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