clear kyotoの森川です。

一昨日登壇した「会議する」という研修で感じたことです。

以前のメルマガにも書きましたが、会議コストを意識しないで会議を開催している会社さんが多いよな、と思います。

（以前の会議に関するメルマガのリンクはこちら）

実のある会議にするには？

会議コストというのは、シンプルに参加する人の人件費、ととらえてもらってよいです。
ただし、間接コストもありますので、時給×１．４位になります。
えらい人の人件費は勿論高い。
人数が増えれば勿論コストも上がる。
時間が延びればまたコストが増える。

と考えると、むやみに参加者を増やしたり時間を延ばしたりできませんよね？
決まらない会議なんてもってのほかなのです。
コスト掛けて成果ゼロ！

つまり、会議のコスパを考えよう、ということなのです。

そもそも会議は「複数人でコミュニケーションをとった方が効率が良く効果性も高い」から複数人が集まって会議するわけです。
と言うことは、逆に言うと、指示を出して済む内容であれば、会議で集まる必要はない、とも言えます。

となると、情報共有のためだけに集まるのって勿体ないですよね？
議事録で済みませんか？
指示を出して報告を受けるだけで済みませんか？
という話です。

会議の時間を短縮する方法は、前回のメルマガと重複する部分もありますが、
１．会議開始前に目的とゴールを共有する。（勿論時間のゴールも、です）
２．参加者を減らす
ことが有効です。

２．に関して、私が以前勤めていた会社でしていたこと。
・他部署の人から、会議に入って、と言われた会議に、意思決定をする、私よりもえらい他部署の人が入っていたら、その会議には極力参加していませんでした。だって、その人が決めてくれるから。その代わり議事録だけもらって情報共有していました。
・定例の会議とかで一回も発言しなかった人については、その会議に対してどう思っているかを確認し、関心がないようでしたら次からは来なくていいよ、と伝えていました。だってその人にとっては、その会議時間に別の仕事した方が生産性が上がるから。

です。
そして、人数が減れば意思決定のスピードは上がり、会議時間も確実に短くなります。

会議の時間を短くすることが目的ではありません。
そもそもなんのために会議しているのか？
その目的を明確にして、そこに必要なリソース（人、時間）を使うべき。
そんなシンプルな話です。

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