『課長と組織を変える研修コーチ』
clear kyotoの森川です。

前回ある銀行さんとのやり取りからの気付きを共有しましたが、なんと続編です！
若干ボヤキも入るかも知れませんが大事な事にきっと着地します。

前回銀行に問い合わせていたのは「経営セーフティ共済」の加入手続きだったんです。
かなり前からお世話になっている税理士さんにおススメされていたのですが、諸般の事情から加入手続きしてなかったんです。
というのも、私の会社はゆうちょ銀行とジャパンネットバンクに創業時に口座開設したのですが、この共済はゆうちょ銀行ととネットバンクでは手続きできないんです。
ただ、様々な経営面のメリットもあるので、この度地元の信金に口座を開設し、本日その加入手続きに行きました。
前回の電話問合せの件もあったので、面倒ですが、税務署にいって納税証明書も入手し、万全の状態で銀行へ。
ただ、やはりここで事件が起きます。

共済の加入申し込みだけなんですけどね。
とにかく時間がかかる。
後からあれやこれやと書類の催促がある。ちなみに申込書に書いている必要書類は全てもっていっているのに、追加であれをだせ、これを出せと言ってくる。
「なんで？？」と思うけど、信金はあくまで窓口なのでその共済の本部がなんじゃかんじゃと言っているのでしょう。
にしても要領を得ない。
なんと書類の確認で1時間使いました。（ちなみに本日私書類何も書いてません！持参しただけ）

流石に申し訳ないと思ったのか、融資担当の営業さんが雑談しにやってきました。
まあ、気が利くと言えば気が利いている。

でもね。
最後の最後で何が起きたのか？

「森川様、申し訳ございません。この共済ですが、掛け金を引き落とす銀行（つまり、この信金さん）と1年以上のお取引がないと申込みできないんです。」

・・・・

はい？なんて？？
見せてくれた窓口の金融機関用の書類に確かにその旨書いてあるんです。
勿論ルールはルールなので、「そこをなんとか」なんて言う気はありません。

ただね。

だったら最初からそう言ってよ・・・。
この1時間何だったの？って話なんです。

そう。
時間泥棒なんです。
勿論銀行なので、色々と確認が多いのだと思います。
にしても、書類も全部書いてそろえて持って行っているのに、1時間も待たせた上に、手続きできません、て、なに？？

勿論担当者の方に悪気があるわけではないことは分かっています。
でも、明らかに時間泥棒という意識はなさすぎだな、と感じました。
でも、こういうことって普段の仕事でも起こり得ます。

先にお伝えすると、私は自分の部下が私の時間を使うことに関しては1ミリも文句はないし、むしろ大歓迎です。
分からなければ聞きにきたらいいし、アドバイスが欲しければ聴きにきたらいい。
何回も聞くの悪いな、なんて思う必要は全くなくて、何回でも確認においで、とメンバーには伝えていました。
だって、上司の私の仕事はメンバーが良い仕事をするサポートだからです。
だから部下が私の時間を使うことはそもそも想定内なんです。泥棒されたなんて思ったことはありません。

ただ、今回みたいに悪気なく時間泥棒する人は結構います。
仕事の要領が悪い人。
とにかく話が長い人。
会議で目的とゴールに向かわない、自分が喋りたい話をするひと。
宴会の席で良くわからない説教を始める人。
約束の時間に現れない人。微妙な遅刻。
仕事の納期を守らない人。

等々、時間泥棒の形態は色々です。
そしてもちろんそれは私もそうなってしまう可能性があります。

私が仕事の中で、自分が時間泥棒にならないために気を付けているポイントは3つ。
1つ目は常に終わり時刻を共有すること。会議なら何時に終わりましょう。と宣言したり、他部署の部長さんに何かをお願いしるなら、何時までお時間頂きますね、と予め言っておく。なんかの相談であれば「5分だけ時間ください」と言っておくか、「●●の件で相談がありますので、10分お時間もらえますか？」と予め伝えておく。
つまり、それくらいの時間をもらうのかをちゃんと許可をもらっておけば大丈夫です。
特にややこしい相談ごとなどでお時間頂く時は、予め相談内容を伝えておくと相手の心構えができます。

2つ目は、常に目的を意識し共有することです。
何のための時間なのか？が、明確になることで、無駄な時間や無用な会話は減らすことができます。特に会議は要注意ですね。そして目的とゴールから外れそうになったら、その旨フィードバックして軌道修正します。そうすることで会議の参加者に無駄な時間をとらせることはありません。

3つ目は正確な仕事をするためのチェックポイントを明確にしておくこと、です。
今回の信金さんはあきらかにこれが漏れていました。
仕事のスピードを落とすのは、スピードが遅いのではありません。正確な仕事をしていないから間違いが起きる。やり直しが起きる。つまり、手間が増えることで時間がかかっていることが殆どです。（そもそも手の早さなんて大差ありません）
今回の窓口の人は多分この手続きに不慣れなんでしょう。そもそも渡した書類が何が書いてある書類なのか、何のための書類なのか、全く理解できていない様子だったので。
勿論銀行なので、正確な手続きは大事だと思います。色々なケースもあるでしょうし。
ただ、ケースバイケースで対応するから時間がかかる。
予め仕事や手続きのチェックポイントを決め、それを抑えれば大丈夫、という状態にしておけばいいだけの話です。
書類の記入漏れとかも勿論大事ですが、そもそも手続きの中で何をチェックしないといけないのか？
今回のケースであれば、私の会社が加入するための条件を満たしているかどうかを、添付書類などを通じてチェックする。
その上で必要書類の中身の精査をすればいいだけの話です。
このチェックポイントを作っておけば、書類の精査に入る前に気づくことができるわけです。

仕事は周りと協力して行うことが殆どですが、協力したり業務分担をすることで、仕事の処理能力は上がるかもしれません。でも、関係者が増える分、仕事の正確性は間違いなく落ちます。
そして正確な仕事をしないと、やり直しが増えて結果効率が落ちる。

速くしなきゃ、じゃなくて、正確にするためにどうしたらいいのか？を考えることが仕事のスピードアップにつながります。
そしてそれは相手の時間を奪わなくて済む、ということに繋がるのです。

★★★志宣言！★★★
「働く人の”こう生きたい”を応援する」当社の事業理念です。
働く人1人1人がワークもライフも納得感の高い人生を送ること。
そんなキラキラした大人を増やすことで、子供たちの未来を明るく照らすこと。そんな世界を創りたい。
そのためには、人と組織の可能性を最大化する応援団であること。これが私の「志」です。

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■clear kyoto合同会社　代表　森川　宗貴（もりかわ　むねたか）
■ACC（国際コーチング連盟認定コーチ）
■キャリアコンサルタント（国家資格）
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