会議の準備とは？_381
2023.11.02
『課長と組織を変える研修コーチ』
clear kyotoの森川です。
先日ある企業様で「会議する」という研修に登壇していたのですが、その時に感じた事を共有します。
きっと皆さんの役にも立つはずです。
会議については以前もこのメルマガで何度かテーマとして出てきています。
会議は複数人とのコミュニケーションなのですが、普段のコミュニケーションと違うのは、事前準備が必要な事。
効果的に会議を行うためには、
・会議のテーマ
・会議の目的
・会議のゴール
この3つを事前に参加者に共有することが重要です。
会議のテーマはそのままで、何の話をするのか？
目的は、なんのためにその会議をするのか？テーマの目的で目的ではなく、会議自体の目的。つまり会議に使う時間の意味、といっても良いでしょう。
そしてゴールは、その会議がどのような状態になったら成果が出たと言えるのか？
複数人を巻き込むコミュニケーションだからこそ、会議自体に成果が問われる、ということです。
多くの企業で行われている会議は、大体テーマの事前共有はあるものの、会議の目的とゴールが共有されていることは非常に少ないです。だって、会議の成果、という概念がそもそもないからなんです。
逆に言えば、会議の目的とゴールが明確に参加者に共有されると会議の効果性は一気に爆上がりします。
だって、参加者皆の方向性がそろうから。つまり、迷走しなくなるし、目的的にコミュニケーションするようになるから、です。会議の成果に皆が向かう、と言っても良いでしょう。
そしてもう一つ。
ある程度会議全体の流れを設計しておくことも、事前準備の中では必要です。
別にシナリオを書け、というわけではありません。でも、どれくらいの時間をかけて何をするのか？はある程度決めておこうね、という事です。
研修の中では実際最後に会議をするワークがあるのですが、その時の参加者（進行役）の感想で、
「事前に会議の流れを設計することで、進行が楽になりました。目的とゴールも明確だし、何よりも全体像が見えているからイレギュラーがあっても対応しやすいです。」というものがありました。
そうなんです。
設計通りにいかないことが殆どなのですが、事前に全体像を見ているかどうかの差は非常に大きいです。
だって、他の仕事もそうですよね？全体像が見えていると何が起きても対処できるけど、そうでないと場当たり的な対応になり、大体それはイマイチなケースが多い。
仕事は準備8割と言いますが、まさにそれ、なんです。
会議は1回1回で成果が求められています。
それは複数人が絡むことで、そこに時間と手間がかかっているから。つまり、コストの持ち出しがある、ということです。
だから赤字の会議にするわけにはいかない。だって、あとから回収できないので。
でも、多くの場合事前準備をすることで効果的な会議は実施できるのです。
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■clear kyoto合同会社 代表 森川 宗貴（もりかわ むねたか）
■ACC（国際コーチング連盟認定コーチ）
■キャリアコンサルタント（国家資格）
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