チームの時間管理_320
2023.03.03
『課長と組織を変える研修コーチ』
clear kyotoの森川です。
今朝の「7つの習慣」さんの投稿は時間管理に関することでした。原文ママお伝えしますね。
『私自身これまで長い間、時間管理という興味深いテーマを探求してきたが、時間管理の本質を一言で言うなら「優先順位をつけ、それを実行する」に尽きると思う。スティーブン・R・コヴィー』
見ての通り7つの習慣の中のコヴィー博士の言葉です。ご存知の方も多いのでは？
優先順位をどうつけるかで仕事の効果性はてきめん変わります。
緊急性と重要性でマトリクスを作成し、それに従って優先順位をつけていく。
第1領域：緊急かつ重要
第2領域：重要だけど緊急ではない
第3領域：緊急だけど重要でない
第4領域：緊急でも重要でもない。
大事なことは第1領域と第2領域の優先度を上げる、ということ。
だって、重要だからです。
この話は過去このメルマガでも何度もしているので、本日は割愛します。
本日お伝えしたいのは、２つ。
1つ目は、この概念をチーム全体で共有して、チーム全体の仕事に対して優先順位をつけているか？
2つ目は、上司がその手助けをしているか？（邪魔していない？）
ということ。
まず1つ目。
よくありがちなのは、メンバーたちが優先順位を間違っているケース。でも、これはある意味仕方がない面もあります。だって、管理職とは視座が違うから。
つまり、メンバーの優先順位のつけ方を上司はレビューしないといけない、という事です。
「そんな時間ないよ」とか言われそうですが、その時間は作らないといけません。
だって、メンバーの仕事の効果性を高めることが上司の役割だからです。むしろ、それがメインミッション、ですよね？
言い方を変えると、メンバーの優先順位のつけ方をレビューする時間がない、と言っているのは、その上司自身が優先順位にのつけ方を間違っている、とも言えます。傲慢でもなんでもありません。
メンバーの目標達成の支援をすること。これ以上上司として大事な仕事はないはずです。よね？
でも、これするだけでメンバーの仕事っぷりは本当に変わります。それほどまでにインパクトあります。優先順位のつけ方を変える、ということは。
ちなみに私が人事の課長だった16年前、毎週金曜日の夕方メンバー全員と1対1で「スケジューリングレビュー」というのをやっていました。今でいう、1on1ですね。1人10分程度で1週間の振り返りをするだけですが、効果てきめんです。
2つ目。上司が手助けをしているか？
上述のレビューもその手助けの1つです。でも、もっと出来ることがある。
それは、緊急だけど重要じゃない仕事、からメンバーを守る事、です。
例えばどうでもいい会議にメンバーが呼ばれている。
他部署の部長さんからわけわからん仕事を依頼されている。
本当は断りたいけど言い出せない。
そんなメンバー、間違いなくいます。
その仕事を無視しろというわけではありません。でも、優先度を下げて対応することはできます。
それを関係者に伝えることでメンバーの時間を守ることができます。
そしてもっと大事な事。
それは、上司自身が自分のメンバーに「緊急だけで重要じゃない仕事」を「急ぎだから」と言って優先度を上げさせていないか？ということです。
つい自分の依頼した仕事をすぐにやって欲しくなってしまう。
そしてメンバーも「言われたらすぐやらなきゃ」という変な価値観に侵されていると、他の優先度が高い仕事を後回しにして上司の依頼をやってしまう。
私はメンバーに仕事の依頼する時は、その仕事がどの領域の仕事なのかを相手に伝えます。
また、場合によっては本人が抱えている仕事を確認して優先順位を再確認してもらっています。
だって、チーム全体の仕事の効果性を高めるには、「重要な事」にフォーカスしたいから。
でも、私が依頼すると、第3領域の仕事なのに、第1領域の仕事だと勘違いされてしまうからです。
私は上司と部下は対等でいたい、と思っています。
でも、現実上司部下という関係性はやおっぱり上下関係みたいになってしまう。少なくとも部下サイドはそう感じています。
だからこそ、上記のような配慮も必要ですし、それがチームの仕事の効果性を高めることになっていくのです。
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■clear kyoto合同会社 代表 森川 宗貴（もりかわ むねたか）
■ACC（国際コーチング連盟認定コーチ）
■キャリアコンサルタント（国家資格）
■（一社）日本スケジューリング協会 専務理事
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